이름 값이 아깝지 않은 진정한 '한 장 보고서의 정석'
업무 능력 향상을 위해 박신영 이사님의 '정석'시리즈 책들을 연달아 읽고 있다. 기획의 정석에 이어서 이번에 읽은 책은 '한 장 보고서의 정석'으로, 보고의 목적에 적합한 구조 및 흐름을 소개해주고 있는 책이다. 회사에서 벌어지는 거의 모든 상황에 대처 가능한 보고서 유형별 대응 방법을 소개한 책이라서, 가히 '정석'이라고 부를만 하다.
별점: ★★★★★
Report 1 왜 '까이는가'?
*보고의 중요성 관련
한 사람의 성공은
15%의 기술 지식과
85%의 언어 표현 능력에 달려 있다.
-데일 카네기
*왜 까이는가?
- 핵심이 없네: 말은 많은데 핵심 부재
- 두서가 없네: 글만 빽빽하고 구조 부재
- 소설 쓰니?: 상상은 풍부하나 팩트 부재.
- 그래서 어쩌라고?: 의미는 거창하나 액션 플랜 부재
- 그림이 안 그려져
Report 2 핵심 요약
*결론 한 문장 요약하기
1. [상황 보고] 결론 한 문장 = 상대방 질문에 대한 '답'한 문장
2. [요청 보고] 결론 한 문장 = '요청' 한 문장
3. [제안 보고] 결론 한 문장 = '너의 [문제]를 위한 나의 [제안]' 한 문장
*핵심 요약 기술: 3가지 핵심 파악 질문법
1. 결론 정리 질문: What first
So what? → Why so? → How?
결론이 뭐야? → 근거가 뭐야? → 어쩌라고?
2. 요점 정리 질문: 2What
What? → So what?
뭐? → 그게 뭔 소린데?
(어떤 상황? → 그래서 뭐 하라고?)
(결론/현상 → 요청/제안/적용점)
3. 제안 정리 질문: 3W
Why? → Why so? → What?
왜? → 그게 왜? → 그래서 뭐?
너의 문제 → 문제의 원인 → 내가 말하고픈 제안
문제/현황 → 원인 → (핵심) → 제안
보고 배경 / 보고 목적 / 검토 배경 → 현황/문제 → 과제/대책/검토(안)
*제안 보고서 관련
첫째, 아무리 맞다 해도, 대체 불가능, 통제 물가능한, 즉 해결할 수 없는 원인은 제안으로 연결될 수 없으니 보고서에 못 적을 때도 많다는 것. 대처가 가능한 제2의 원인을 찾아야 한다.
둘째, 같은 사안이라도 각자 전혀 다른 내용으로 정리할 수 있다는 것. 그러니 본질적 문제와 원인을 제대로 파악해서 제안할 수 있도록 지속적인 훈련을 통해 통찰력을 키워야 한다.
*
운을 망치고 싶지 않다면 말을 다듬어라!
- 셰익스피어
*설명충
내가 나의 말에 취해서 상대방이 듣기 싫은 필요 이상의, 지루한 내용을 끝도 없이 이야기하고 있지는 않은지.
Report 3 구조 정리
보고의 성과: 알림
그럼 무엇을 알아듣게 해야하나?
알림
- 네가 궁금한 것을(O)
- 네가 궁금하지 않은 것을(X)
보고의 구조 = 네가 궁금한 것을 네가 알고 싶은 순서대로 쓰는 것
즉 저절로 이해되는 구조란 상대방이 생각하는 구조고 그 구조는 상대방의 질문으로 나온다. 그래서 '질문 = 구조 = 보고의 목차'가 된다.
내가 일한 순서대로 쓰는 것(내가 쓰고 싶은 대로 쓰는 것)과 네가 듣고픈 순서대로 쓰는 것은 이렇게나 다르다. 전자를 듣고 있으면, '내가 이걸 왜 듣고 있지?' 싶다. 후자는 '그래, 내가 궁금한 게 바로 그거야. 그래서 어쩌면 돼?'자기 마음을 알아주는 목차에 우선 마음이 시원해지고, 마음의 문을 열고 그다음 대답을 듣게 된다.
나 이렇게 열심히 알아보고 생각해봤어. Vs. 이렇게 진행하면 돼.
'결론=요청(결국 하고자 하는 말) = 제목'
좋은 보고서의 구조란?
저절로 이해되는 구조 = 상대방이 궁금한 의식의 흐름대로 보고서의 목차 = 상대방의 질문
최악의 구조?
'안물안궁' 구조
그때 흥미로웠던 것은 팀장마다 각기 주목하고 신경 쓰는 지점이 조금씩 달랐다는 것이다.
누군가는 전략에서 문제의 원인 찾기를 엄청 중시했고 ("결국 이걸 찾느냐 못 찾느냐에서 승패가 갈리거든"이라고 말하며)
누군가는 아이디어는 다 거기서 거기라며 실행을 엄청 중시했고 ("결국 일은 납기야. 비슷한 결과물 나오는데, 누가 원하는 기한에 말 잘 듣고 잘 실행해주냐는 거지. 그걸 강조해야 돼"라고 말하며)
누군가는 결국 이것이 무엇인가에 대한 정확한 정의를 중시했고 ("자, 다시 한 번 정리해보자. 이게 무슨 뜻인지. 더 명확하게 설명해야 돼."라고 말하며)
누군가는 "됐고, 예산이 제일 중요해"라고 말했다.
그럼 그냥 본질적으로 '네가 읽으라고 쓰는 보고서'니까 당연히 '네가 중시하는 거 위주로' 쓰는게 맞다. 내가 매우 중요시 하는 것을 상대방은 정말 하나도 중요하게 생각하지 않을 수 있고, 내가 완전히 무시하는 부분이지만 상대방은 그걸 듣지 못하면 아직 아무런 보고도 받지 못했다고 생각할 수 있기 때문이다.
'너는 그게 중요할지 모르지만, 나는 다른 걸 알고 싶은 건데' 말이다.
그래서 사실 보고의 전문성만큼 중요한 것은 '피보고자와 얼마나 잘 통하면서 일하는가'인 것 같다.
...... 보고의 완성은 피보고자에게 있다는 것을 다시 한 번 강조한다.
*기본 보고서 항목
(사진 첨가)
*보고 목적에 따른 8가지 보고서 구분
(사진 첨가)
1. 검토 결과 보고서
함께 일한 팀장들에게 "원하는 보고서가 뭐냐?"라고 물었을 때 "헤드만 읽어도 이해가 되는 보고서"라는 대답이 참 많았다.
2. 상황 보고서
즉 신속성과 정확성 중 어떤 것이 더 중요한 사안이냐에 따라 목차는 달라진다.
상황보고서는 신속한 타이밍이 중요한 경우가 많아, 원인을 파악하지 못했더라도 그에 맞게 '원인 파악 중, 혹은 추정 원인'을 작성해서 보고하면 된다. ......그러니 간략하게라도 '이런 상황이 예상되므로 이런 대처가 필요하다. 자세한 내용은 추후 보고'라고 작성하여 중요 포인트 위주로 짚어주는 것을 권한다.
3. 업무 개선 보고서
(돈 들여, 시간 들여, 인력 들여) 왜 하자는 거? → 목적 (명분 있는 개선 이유)
지금 어떤데? 어떻게 바뀌는데? → 개선 전, 후 비교 (표)
어떻게 진행? → 세부 계획 (예산, 담당, 일정)
그렇게 하고 나면? → 기대 효과
나는 뭐 해주면 되냐? → 요청 사항
앞에서 살펴본 것보다 문제를 더 심각하게 보여주는 방법은, 현재의 문제를 알려준 뒤, 내가 제안한 개선을 하지 않았을 때 예상되는 문제를 쓰는 것이다.
4. 제안 보고서
제안 보고서의 핵심 질문은 뭔가?
"그 제안 진짜 필요해?"
'이 제안 꼭 받아들여야겠구나' 하고 상대를 설득시키기 위해서는 우선 '문제 인식'을 하게 하는 게 중요하다. 왜냐하면 회사 입장에서는 '제안=실행=비용'이므로, 곧 제안이란 다 '사람 쓰자, 시간쓰자 = 돈쓰자'는 이야기인데, 진짜 그 돈을 쓸 만큼의 문제인지 명분이 필요하기 때문이다.
즉 제안 보고의 핵심은, 상대 입장에서 납득되는 문제를 말하고, 그 문제를 해결할 제안을 하되, 그 제안이 최선인지 비교 우위(이것 봐, 비교해봐도 괜찮은 제안이지?), 혹은 사례(이것 봐, 다들 많이 하는 괜찮은 거라고)를 보여주는 것이다.
결국, 신제품 제안 보고서에서 해야 할 말을 한 문장으로 정리하면 다음과 같다.
시장성을 가진 [누구Whom]의
[이런 문제Why]를 해결하고자
이걸 [개발 What]했으며
[비교 우외/ 차별화 What else]는 이겁니다.
이런 [전략how]으로 가면
이런 [성과/ 반응if]예상합니다.
5. 계획 보고서
5-1 실행 계획 보고서
5-2 행사 계획 보고서
6. 출장 보고서
결국 (그 돈 들여서 다녀와서) 뭘 얻어 왔어?
독일의 지식 경영인 롤프 도벨리는 이와 관련해 "보고서에 성공한 사례만 있고 이루지 못한 목표는 슬그머니 감춰져 있다면, 그야 말로 화살을 쏘고 난 뒤에 그 주위에 과녘판을 그리는 격이다"라고 말한 바 있다. 진정한 발전을 추구한다면 서로 실패를 기록하고 공유하는 문화를 만들어나가야 한다.
7. 회의 보고서
결국, 회의에서 어떤 결정이 있었어? 그래서 앞으로 뭘 하면 돼?
8. 결과 보고서
결과가 어땠어? 괜찮았어?
*보고서 형식
1, 2, 3 → (1), (2), (3) → 1), 2), 3)
Report 4 보고 문장 Tip 10
보고서 문장은 문학적 글쓰기가 아닌 '전달 효율'을 우선시하는 '실용적 글쓰기'이기에 특유의 간결한 문장력이 요구 된다.
1. 개조식
개조식에 대한 정의를 개조식으로 쓴다면, 글을 쓸 때에,
(1) 앞에 번호 붙이기.
(2) 짧게 끊어 쓰기.
(3) 요점 위주 작성.
(4) 단어 나열.
2. 범주화
- 공간별 분류: A/B/C
- 시간별 분류: 시간 단위, 과거/ 현재/ 미래, 적용 전/ 적용 후
- 긍정/ 부정 분류: 장단점
-가중치 분류: 우선순위, 부력/ 비주력, 의무/ 선택 사항
3. 쪼개기
4. 제목
5. 명사형 정리
(1) ~함, ~임, ~됨 빼고
(2) 조사 빼고
(3) 명사형 마무리
6. 객관적 근거
7. 숫자와 그래프
(1) 숫자로 쓰기
보고서에 존재하는 부사, 형용사는 숫자로 바꿔야 한다.
(2) 숫자로 비교하기
(3) 판단 기준 제시
8. 구어체 Vs. 문어체
9. 축약어
10. 2가지 보고 센스
첫째는 중간보고다.
"직원들이 중간보고를 안 해. 그리고 나중에 보면 전혀 다른 일을 해 와. 미치겠어"
둘째로 권하고픈 것은 이메일 보내기다.
좀 더 정확하게는 이메일로 증거를 남겨두기.
[출처] 한 장 보고서의 정석 by 박신영|작성자 페퍼민트
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